Il corrispondente Repubblica ENRICO FRANCESCHINI ha pubblicato un articolo interessante che affronta il problema dell’uso eccessivo dell’email e del tempo sprecato nei meeting:

LONDRA – E’ il male dell’era digitale: arriviamo a fine giornata e tutti ci chiediamo dov’è scappato il tempo, perché non siamo riusciti a fare le cose che volevamo fare. Un gruppo di esperti ha provato a studiare scientificamente il problema ed ha trovato la risposta, perlomeno per quelli che una volta venivano chiamati “colletti bianchi”, insomma per chi non fa lavori manuali: perché lo buttiamo via inutilmente scrivendo troppe email e facendo troppe riunioni con troppa gente. Come riporta il Wall Street Journal nella sua edizione europea, negli Stati Uniti ci sono già corsi e manuali che insegnano come cambiare abitudini al riguardo, con immediati risultati positivi. Un’analisi comparata di decine di aziende, scrive il quotidiano di Wall Street, rivela infatti che dirigenti e dipendenti sprecano una gran quantità di tempo a inviare email o a rispondere a email. E un secondo motivo di spreco sono i “meeting”, quel “facciamo una riunione” che sembra la cinghia di trasmissione del funzionamento di una società ma spesso risolve poco o nulla. In una multinazionale americana, per esempio, i dipendenti trascorrono in media 20 ore alla settimana in riunioni e mandano o ricevono 3700 email all’anno. Un tipico manager di un’azienda di queste dimensioni “consuma” 400 ore alla settimana dei suoi collaboratori soltanto costringendoli a riunirsi con lui e a rispondere ai suoi messaggi di posta elettronica. Un dirigente di medio livello confessa di passare 8 ore alla settimana in riunioni, 4 ore alla settimana a rispondere alla posta digitale e sono soltanto 11 le ore settimanali che trascorre da solo a “lavorare veramente”, ovvero a produrre qualcosa di concreto. La soluzione citata dal Wall Street Journal è ridurre drasticamente email e riunioni. Gli esperti forniscono una specie di manuale degli errori più comuni da evitare. Primo: invitare troppa gente alle riunioni. Quando vi partecipano più di 7 persone, la loro utilità è dubbia, perché chi ha qualcosa da dire spesso non fa in tempo a parlare o ad approfondire, mentre altri non dicono niente e sostanzialmente fanno solo atto di presenza. “Le riunioni sono frequentemente il regno del multi-tasking”, ironizza un esperto, “la gente passa il tempo a scrivere messaggi sul proprio telefonino, in pratica senza nemmeno ascoltare quello che si dice”. Vale la “regola del 7”: ogni persona in più causa un 10 per cento in meno di produttività del meeting. Altro errore: invitare a una riunione dipendenti da diversi livelli manageriali, cioè persone che non sono abituate a comunicare fra di loro, che parlano linguaggi diversi e si occupano di problemi differenti. Neanche questo funziona, è un’altra perdita di tempo. Terzo errore classico delle riunioni: farle durare troppo. Quando oltrepassano i 90 minuti, l’attenzione evapora, si perde il senso degli obiettivi: un po’ come a scuola o all’università quando una lezione supera l’ora e mezzo e gli studenti perdono la concentrazione, cominciando a distrarsi. Quarto errore in materia: un’agenda poco chiara. La riunione va convocata su tempi precisi, specifici, a cui i partecipanti devono arrivare consapevoli di quello che sarà l’argomento e già preparati a dare un contributo. Poi ci sono gli errori nelle email. Intanto, se ne mandano troppe. Un esempio fornito dal Journal è quello del funzionario che riceve un email e risponde soltanto per confermare che ha ricevuto e letto il messaggio. Magari scrive solo: “Ok” oppure “d’accordo” o “grazie”. Ma poi chi gliel’ha mandata deve leggere questa pur breve risposta. E dovrà cancellarla. Operazioni che richiedono tempo. Se moltiplicate per le decine o centinaia di email che si ricevono nel corso di un giorno o di una settimana, la perdita di tempo diventa notevole. Altro errore: mettere in copia troppa gente. Colleghi che non sono direttamente coinvolti, ma che vengono informati per cortesia, senso del dovere, desiderio di inclusione. Un ulteriore sbaglio è inviare email a colleghi a cui si potrebbe dire la stessa cosa a voce, addirittura da una scrivania a quella di fronte. Ancora un errore è dare un titolo troppo vago all’oggetto dell’email, che finisce per confondere e non far capire che cosa ci si aspetta da chi la riceve. L’ultimo errore è concludere il messaggio con una frase generica tipo “fammi sapere che cosa ne pensi”. Anche questo finisce per essere sovente un modo di dire o una forma di cortesia, ma chi riceve l’email non è certo su cosa deve fare: non rispondere qualcosa può sembrare a quel punto una scortesia, in certi casi nei confronti di un superiore. Così si risponde una banalità, si perde altro tempo e se ne fa perdere ancora di più al boss. Bob Moore, direttore del reparto ingegneria della InterMetro Industries, una società di software americana, dice che il tempo perso dai suoi dipendenti e colleghi in email e riunioni è radicalmente diminuito da quando hanno cominciato a usare una applicazione chiamata At Task. Ce ne sono altre simili, scrive il quotidiano di New York, come Daptiv, Base Camp e Clarity, tutte con lo stesso scopo: insegnare alle aziende a sprecare meno tempo. Sempre che non se ne perda troppo in riunioni ed email per discutere l’introduzione del nuovo sistema di comunicazione.

Si lavora solo 11 ore la settimana a causa di troppe email e meeting inefficienti
Tagged on: